ขั้นตอนการปฏิบัติงาน
การจัดทำสารสนเทศจะต้องดำเนินการเป็นระบบดังนี้1 รวบรวมข้อมูล
รวบรวมข้อมูลเป็นการนำข้อมูลจากแหล่งต่างๆ ที่เกี่ยวข้องมาจัดแบ่งเป็นหมวดหมู่ เช่น ข้อมูลการขายของฝ่ายขาย ข้อมูลสินค้าคงเหลือจากฝ่ายสินค้าคงคลัง ข้อมูลการชำระเงินและหนี้สินจากฝ่ายบัญชีและการเงิน ข้อมูลคะแนนสอบรายวิชาของนักเรียน2 ประมวลผล
นำข้อมูลทั้งหมดที่รวบรวมไว้มาตรวจสอบความถูกต้อง เช่น ตรวจยอดการขายของฝ่ายขายว่าตรงกับสินค้าที่เบิกจากคลังสินค้าหรือไม่ ตรวจสอบยอดรายรับและยอดคงค้างว่าตรงกับจำนวนสินค้าที่ขายไปหรือไม่การประมวลผลยังแบ่งตามวิธีการที่นำข้อมูลมาประมวลผล เช่น
การประมวลผงแบบเชื่อมตรง (online processing) เป็นการประมวลผงโดยตรงกับเครื่องคอมพิวเตอร์ ระหว่างคอมพิวเตอร์กับอุปกรณ์รอบข้าง หรือระหว่างคอมพิวเตอร์กับคอมพิวเตอร์ด้วยกัน เช่น การสั่งพิมพ์ทางเครื่องพิมพ์ การฝากถอนเงินจากเครื่องเอทีเอ็ม การจองตั๋วเครื่องบิน
การประมวลผลแบบกลุ่ม (batch processing) เป็นการประมวลผลโดยการรวบรวมข้อมูลเป็นครั้งคราว เช่น การสำรวจความนิยมที่เรียกว่า โพล (poll) จะทำการสำรวจโดยสุ่มตัวอย่างจากลุ่มผู้สนใจหลายๆ กลุ่มแล้วนำข้อมูลมาประมวลผลตามเกณฑ์ที่ตั้งไว้ เพื่อสรุปเป็นผลหรือคำตอบออกมา
3 สารสนเทศ
สารสนเทศเป็นการนำข้อมูลที่ประมวลผลแล้วมาสรุปเป็นผลลัพธ์ เช่น ยอดการจำหน่ายสินค้ารายวัน รายสัปดาห์และรายเดือน เพื่อเป็นข้อมูลในการวางแผนการตลาด บัญชี รับ-จ่าย นำมาจัดทำเป็นงบการเงินสรุปขั้นตอนการดำเนินการเพื่อให้เกิดสารสนเทศขึ้นมามีดังนี้
3.1 รวบรวมข้อมูล (data collection) โดยการจดบันทึก สอบถามโดยตรง หรือส่งแบบสอบถามไปยังกลุ่มเป้าหมายให้กรอกข้อความหรือทำเครื่องหมายลงในแบบสอบถาม
3.2 ตรวจสอบ (check) ทำการตรวจสอบข้อมูลว่ามีความถูกต้องหรือไม่ ถ้ามีข้อบกพร่องต้องแก้ไขหรือรวบรวมใหม่ ข้อมูลที่ถูกต้องทำให้สารสนเทศมีความน่าเชื่อถือมากขึ้น
3.3 เข้ารหัสข้อมูล (coding) ข้อมูลที่ตรวจสอบแล้วนำมาเข้ารหัสแบ่งเป็นกลุ่มๆ ตามประเภทของข้อมูลแล้วรวมไว้เป็นแฟ้มข้อมูล
3.4 จัดเรียงข้อมูล (sorting) เรียงลำดับข้อมูลใหม่เพื่อให้เกิดความสะดวกและรวดเร็วในการค้นหาหรืออ้างอิงในภายหลัง
3.5 คำนวณ (calculate) ข้อมูลที่เป็นตัวเลขต้องกำหนดสูตรและฟังก์ชันให้ทำการคำนวณ เช่น การหาค่าเฉลี่ย หาผลรวม หาจุดคุ้มทุน
3.6 การทำรายงาน (report) สรุปผลจากการประมวลผลออกมาเป็นรายงานที่ตรงกับความต้องการใช้ในแต่ละงาน รายงานเป็นวิธีจัดรูปแบบข้อมูลของสารสนเทศ
3.7 จัดเก็บ บันทึกข้อมูลไว้ในอุปกรณ์จัดเก็บ
3.8. ทำสำเนา ข้อมูลหรือสารสนเทศที่เก็บไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์ ควรทำสำเนาไว้เพื่อป้องกันการเสียหายของข้อมูลหลัก เช่น ทำสำเนาไว้ในแผ่นซีดีรอม
3.9. แจกจ่ายและสื่อสารข้อมูล นอกจากการทำสารสนเทศเพื่อปรับปรุงระบบงานแล้วยังใช้สารสนเทศในการประชาสัมพันธ์สินค้าหรือหน่วยงานได้เป็นอย่างดี การแจกจ่ายสารสนเทศนอกจากการพิมพ์เป็นเอกสารแล้วยังสามารถส่งไปไว้ในระบบอินเทอร์เน็ต และเชื่อมโยง (link) ไว้กับเว็บไซต์ที่มีผู้เข้าไปชมมากๆ ได้
- คำศัพท์ประจำหน่วย
คำศัพท์ที่เกี่ยวข้องกับระบบสารสนเทศ
Efficiency | ประสิทธิภาพ |
Flexibility | ความยืดหยุ่น |
Good Goverment | ธรรมภิบาล |
Labour | กลุ่มผู้ใช้แรงงาน |
Intellectual | กลุ่มผู้มีความรู้ |
Management Sciener | วิทยาการจัดการ |
Computer Sciener | วิทยาการจัดการคอมพิวเตอร์ |
Operation Research | การวิจัยดำเนินการ |
Psychology | จิตวิทยา |
Sociology | สังคมวิทยา |
Economic | เศรษฐศาสตร์ |
System Analyst | นักวิเคราะห์ระบบ |
Database Administrator | วิศวกรสื่อสาร |
Programmer | นักโปรแกรม |
Operator | พนักงานปฏิบัติการ |
System Programmer | นักโปรแกรมระบบ |
Investment | การลงทุน |
Information | สารสนเทศ |
Industrial Person | บุคคลที่ทำงานในภาคอุตสาหกรรม |
Specialised Person | บุคคลที่มีความสามารถเฉพาะทาง |
Foundation Person | บุคคลที่ทำงานเป็นรากฐาน |
ICT Embedded Person | บุคคลที่มีการใช้ ICT เพื่อการทำงาน |
Technical Approach | แนวทางด้านเทคนิค |
Behavioral Approach | แนวทางด้านพฤติกรรม |
Sociotechnical Approach | แนวทางผสมผสานระหว่างเทคโนโลยีและสังคม |
- กิจกรรมประจำหน่วย
กิจกรรมของระบบสารสนเทศพื้นฐานมี 3 ชนิด คือ Input , Process และ Output การทำงานจะเริ่มตั้งแต่การเปลี่ยนข้อมูลดิบที่เข้ามาทางด้าน Input โดยผ่านการประมวลผลหรือการกลั่นกรองให้เป็นสารสนเทศที่ออกมาทาง Output ผลลัพธ์ที่ได้จาก Output จะย้อนกลับไปยัง Input เพื่อให้มีการประเมินผลการทำงานต่อไป
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น